Das beA und seine Tücken

Orlando Florian Rosu – Fotolia

Das beA hat bisher, wenn man den diversen Postings in den sozialen Medien glauben darf, überwiegend zu einer Vielzahl von zumindest technischen Problemen in der Anwaltschaft geführt. Für einige Beispiele möchte ich auf die Einträge in den Facebook-Gruppen

https://www.facebook.com/groups/beasupport/
https://www.facebook.com/groups/BesonderesElektronischesAnwaltspostfach/

bei Facebook hinweisen.

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Auswertung Informationsverarbeitung in der Anwaltskanzlei 2017

Marco 2811 – Fotolia

Vorab möchte ich mich recht herzlich bei allen Teilnehmern der Umfrage zur Marktstudie „Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2017“ bedanken.
Da diese Umfrage absolut anonym durchgeführt wurde, kann der Dank nur auf diesem Wege und über die Kanäle der Social Media erfolgen.

Teilnehmerzahlen

Die Teilnehmerzahlen sind im Gegensatz zum Vorjahr wiederum gesunken, sind also nach wie vor nicht repräsentativ, was ich gleich vorausschicken möchte. Woran der Rückgang der Teilnehmerzahlen gelegen hat, ist leider nicht feststellbar. Auswertung Informationsverarbeitung in der Anwaltskanzlei 2017 weiterlesen

Umfrage 2017 zur Nutzung von IT-Technik in der Anwaltskanzlei

© Jeanette Dietl

Die Umfrage zum Thema “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei” wird zum 30.10.2017 geschlossen.

Sie haben bis dahin Gelegenheit, an dieser Umfrage teilzunehmen.

Diese  ist absolut anonymisiert und lässt keinen Rückschluss auf den Teilnehmer der Umfrage zu.
Um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten, wäre ich für rege Teilnahme dankbar. Die Bearbeitungszeit nimmt nicht mehr als zehn Minuten in Anspruch.

Sie finden die Umfrage hier

Meine Produktivität-Tools – Ein Update

Jetzt neue Wege gehen! © Marco2811

Ich hatte in meinem vorherigen Artikel
kurz über die von mir eingesetzten Produktivitätstools berichtet, da ich der Auffassung war, dass es den einen oder anderen Leser bei seiner Entscheidungsfindung unterstützen könnte.
Zwischenzeitlich haben sich die von mir eingesetzten Produkte geändert, so das ich hier ein kurzes Update geben möchte. Meine Produktivität-Tools – Ein Update weiterlesen

Umfrage 2017 zur Nutzung von Informationstechnik in der Anwaltskanzlei

Marco 2811 – Fotolia

Wie auch in den vergangenen Jahren, wird für 2017 eine Umfrage zum Thema “Informationstechnik in der Anwaltskanzlei” durchgeführt.

Diese Umfrage ist absolut anonymisiert und lässt keinen Rückschluss auf den Teilnehmer der Umfrage zu.
Um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten, wäre ich für rege Teilnahme dankbar. Die Bearbeitungszeit nimmt nicht mehr als zehn Minuten in Anspruch.

Sie finden die Umfrage hier

Android Spracherkennung bei E-Mails nutzen

Mail-TastaturWer im täglichen Geschäft stets erreichbar sein will oder muss, wird unweigerlich gezwungen, auch seine E-Mails außerhalb des Büros abrufen und bearbeiten zu können.

Dieses ist mit der heute zur Verfügung stehenden Technik absolut kein Problem mehr, wie Sie mir zustimmen werden.
Das Problem beginnt dann, wenn E-Mails auch unterwegs mit dem Smartphone bearbeitet werden müssen.
Mir jedenfalls macht es erhebliche Probleme, auf der doch relativ kleinen Tastatur schnell und fehlerfrei einen Text zu erstellen.

Ich nutze als E-Mail Programm das auf meinem Samsung Galaxy S5 (Android 6.01) vorinstallierte Tool EMail (Version 5.0.0.0400) und die darin enthaltene Spracherkennung.

Diese aktiviere ich durch Anklicken des Mikrofons (siehe Grafik oben) im Tastaturfeld.

Ich muss sagen, es klappt recht gut und flüssig, auch wenn ich durch die Nutzung von Dragon Naturally Speaking (mit der auch dieser Text erstellt wurde) relativ verwöhnt bin.

Schauen Sie doch einmal, ob es auch bei Ihrem Smartphone funktioniert.
Eine Arbeitserleichterung ist es allemal.

 

 

 

Auftragsdatenverarbeitung in der Anwaltskanzlei (WebHosting)

© Andrey Popov

Ich hatte in meinem letzten Artikel zur Auftragsdatenverarbeitung in der Anwaltskanzlei konkret Stellung zum IT-Support genommen.

Ein weiterhin, gerade in der Anwaltschaft, nicht ernst genommener Punkt ist die Notwendigkeit des Abschlusses eines Vertrages zur Auftragsdatenverarbeitung im Bereich des WebHostings.
Nach Ansicht des bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) handelt es sich bei

  • dem Empfang und
  • der Archivierung

von E-Mails, die ihnen von Dritten zugesandt wurden, ebenso um eine Auftragsdatenverarbeitung wie dieses

  • für Eintragungen in Kontaktformularen auf ihrer Webseite
  • oder auch bei einem Tracking des Verhaltens des Users  in Ihrem Auftrag.

Dieses bedeutet, dass die gesetzlichen Anforderungen nach § 11 Abs. 2, Satz 2 BDSG zu erfüllen sind d. h. ein Vertrag mit dem Dienstleister mit den dort genannten Regelungen zu treffen ist.

Nachlesen können Sie dieses auf Seite 39 des Tätigkeitsberichtes 2015/2016.
Sie finden diesen unter https://www.lda.bayern.de/media/baylda_report_07.pdf

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz in Ihrer Kanzlei haben, können Sie mich gerne ansprechen.

Auftragsdatenverarbeitung in der Anwaltskanzlei (IT-Support)

amir kaljikovic – Fotolia

Vielfach werden in Anwaltskanzleien IT Systeme und Software im Rahmen eines Wartungsvertrages durch Dritte supported.
Leider wird oft übersehen, dass es sich hierbei um eine Tätigkeit handeln kann, die nach § 11 Abs. 5 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung) zu bewerten ist.

(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend, wenn die Prüfung oder Wartung automatisierter Verfahren oder von Datenverarbeitungsanlagen durch andere Stellen im Auftrag vorgenommen wird und dabei ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.

Danach ist zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber ein Vertrag über die sogenannte Auftragsdatenverarbeitung schriftlich zu schließen (§ 11 Abs. 2 BDSG). Auftragsdatenverarbeitung in der Anwaltskanzlei (IT-Support) weiterlesen

Komfortable Buchung von Meetingräumen und Arbeitsplätzen

Jetzt neue Wege gehen! © Marco2811

Ich möchte heute auf ein Thema eingehen, welches im Hinblick auf die veränderte Arbeitsweise gerade in überörtlichen Sozietäten oft zu Problemen wird.

Buchung von Meetingräumen und Arbeitplätzen

Es geht darum, Meetingsräume oder auch Arbeitsplätze effektiv und effizient zu verwalten, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stellen zu können, und den Aufwand, der hierfür getrieben wird, in Grenzen zu halten.
Viele kennen dieses Problem.
Bilden wir ein Beispiel:

Rechtsanwalt A aus dem Standort der überörtlichen Sozietät in Berlin möchte sich mit Mandanten am Standort Köln zu einem Meeting treffen. Er benötigt hierfür am Standort Köln einen Besprechungsraum für sechs Personen, im Rahmen dieser Besprechung soll eine Videokonferenz mit den Standorten in Hamburg und München zu einem festgelegten Zeitpunkt mit weiteren Kollegen und den Mandanten stattfinden.
Für den gleichen Tag benötigt Anwalt A am Standort Köln außerhalb des Meetings einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz.

Sie sehen also, ein recht umfangreiches Vorhaben welches üblicherweise eine hektische Betriebsamkeit in den verschiedensten Abteilungen der einzelnen Standorte auslöst.

  • Erst ein mal ist Kontakt aufzunehmen mit dem Standort Köln um festzustellen, ob dort ein Besprechungsraum zu der gewünschten Zeit in der gewünschten Größe zur Verfügung steht. Gleichzeitig musste dieser Besprechungsraum auch die Möglichkeit einer Videokonferenz bieten.
  • Des weiteren ist festzustellen, ob in Hamburg und München zum festgelegten Zeitpunkt der Raum für die Videokonferenzen frei ist und die erforderlichen Personen ebenfalls zur Verfügung stehen.
  • Unabhängig davon zu prüfen, ob am Standort Köln ein Arbeitsplatz für Anwalt Ar aus Berlin zur Verfügung gestellt werden kann oder, ob dort alle Arbeitsplätze besetzt sind.

Während früher  Telefonate verschiedenster Sekretärinnen notwendig waren, um diese Fragen zu klären, bietet heute ein sogenanntes “Raumreservierungsverfahren” in Form einer entsprechenden Software die Möglichkeit, dieses

  • von einem Platz
  • durch eine Person

kurzfristig klären zu lassen.
Vielfach kann dieses bereits überOutlook geschehen, soweit die Software ein entsprechendes Add In anbietet.

Eines der führenden Anbieter auf dem Markt der Raumreservierungsoftware ist zum Beispiel Condeco .
Diese Software bietet nicht nur die Möglichkeit, Meetingsräume zu buchen und zu verwalten, sondern auch Arbeitsplätze effizient auszulasten.
Gerade in beratungsintensiven Unternehmen, wie Unternehmensberatung oder Wirtschaftskanzleien, bei denen eine Vielzahl von Mitarbeitern bei den Mandanten vor Ort tätig sind oder von Standort zu Standort reisen und dort ihre Tätigkeit aufnehmen, werden die Raumkosten immer mehr zu einem hohen Kostenfaktor.
Eine entsprechende Software, die nicht nur die Reservierung sondern auch entsprechende Auswertungen zulässt, bietet Planungssicherheit für die Zukunft und vermeidet nicht notwendigen Leerstand.
Wenn dieses noch mit einer digitalen Beschilderung integriert wird, werden erhebliche Sekretariats-und Rüstzeiten vermieden.

Unternehmensberatung speziell für Rechtsanwälte und Notare